Diagram Proses Bisnis (BPD), atau Business Process Diagram, adalah representasi visual yang menunjukkan berbagai langkah atau aktivitas dalam suatu proses bisnis. Diagram ini menggambarkan alur langkah demi langkah dari suatu proses, menyederhanakan pemahaman dengan cara yang mudah diikuti dalam waktu singkat.

Apa itu Business Process Diagram?

Dikutip dari artikel Telkom University, BPD adalah cara grafis untuk menggambarkan langkah-langkah atau aktivitas yang terlibat dalam proses bisnis. Dalam konteks ini, BPD berfungsi sebagai representasi visual dari serangkaian kegiatan yang membentuk proses bisnis, yang mencakup aktivitas, peristiwa, dan gateway yang saling terhubung melalui alur urutan. BPD digunakan sebagai alat komunikasi yang membantu tim pengembang dan pemangku kepentingan untuk memahami, menganalisis, dan memperbaiki proses bisnis yang ada.

Bagi pebisnis, BPD sangat membantu untuk mengorganisasi dan menjalankan berbagai aktivitas bisnis. Sebagai contoh, dalam siklus penjualan (Sales Order), BPD menggambarkan berbagai langkah seperti memproses pesanan, memeriksa kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan barang, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan. Semua langkah ini digambarkan dalam BPD untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang proses yang terjadi.

Elemen dalam Business Process Diagram

BPD terdiri dari berbagai elemen simbolik yang masing-masing memiliki peran berbeda dalam menggambarkan proses bisnis. Berikut adalah penjelasan elemen-elemen dalam BPD:

• Start of Process (Awal Proses)
  Simbol: Lingkaran kecil
  Fungsi: Menunjukkan titik awal suatu proses bisnis, menandakan bahwa proses telah dimulai.

• End of Process (Akhir Proses)
  Simbol: Lingkaran kecil tebal
  Fungsi: Menunjukkan titik akhir proses, menandakan bahwa semua tahapan telah selesai.

• Process Activity (Aktivitas dalam Proses)
  Simbol: Persegi panjang dengan sudut membulat
  Fungsi: Mewakili aktivitas atau tugas dalam proses bisnis, dengan deskripsi aktivitas tertulis di dalam simbol ini.

• Decision (Keputusan)
  Simbol: Belah ketupat (diamond)
  Fungsi: Menunjukkan adanya titik keputusan dalam proses, dengan informasi keputusan yang harus diambil di dalam simbol ini.

• Flow (Alur/Arus Proses)
  Simbol: Panah lurus
  Fungsi: Menunjukkan arah aliran informasi atau proses antara elemen-elemen yang ada.

• Supporting Information (Informasi Penjelasan)
  Simbol: Panah putus-putus
  Fungsi: Menyediakan informasi tambahan dalam BPD, menghubungkan elemen penjelasan dengan simbol lain jika diperlukan.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Business Process Diagram

Sebelum membuat BPD, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, antara lain:

1. Memahami dan Mengidentifikasi Proses Bisnis
   Langkah pertama adalah mengamati dan memahami aliran data, fungsi bisnis, serta pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut.

2. Fokus pada Apa yang Terjadi, Bukan Bagaimana
   BPD menggambarkan apa yang terjadi dalam proses tanpa mendetailkan bagaimana proses tersebut dilakukan atau teknologi yang digunakan.

3. Menentukan Tingkat Rincian
   Penting untuk menentukan seberapa rinci BPD akan digambar. BPD dapat menggambarkan proses secara umum atau lebih detail, tergantung pada tujuan analisis.

4. Mengelola Diagram dengan Baik
   Diagram biasanya terbagi menjadi dua kolom dengan banyak garis untuk menggambarkan berbagai bagian proses. Setiap aktivitas harus diletakkan sesuai urutan yang tepat.

5. Menggambar Sketsa Kasar
   Setelah menyusun diagram, penting untuk membuat sketsa kasar dan mereviewnya dengan pihak yang memahami sistem, lalu menyempurnakannya untuk menghasilkan BPD yang jelas dan mudah dipahami.

6. Membuat Salinan Final
   Terakhir, pastikan untuk memberikan nama, tanggal, dan informasi pembuat pada BPD yang final.

Contoh Business Process Diagram

BPD memudahkan pemahaman alur langkah-langkah dalam suatu proses bisnis secara visual. Sebagai contoh, proses pemesanan barang dapat digambarkan dengan elemen-elemen seperti memeriksa kredit pelanggan, memastikan stok barang, dan konfirmasi penerimaan pesanan.

Kesimpulan

Business Process Diagram (BPD) adalah alat yang sangat berguna untuk menggambarkan langkah-langkah dan aktivitas dalam suatu proses bisnis secara visual. Dengan menggunakan simbol-simbol tertentu, BPD membantu menyederhanakan pemahaman alur kerja serta interaksi antar elemen dalam proses bisnis. BPD juga memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara tim pengembang dan pemangku kepentingan. Sebelum membuat BPD, penting untuk memahami proses bisnis yang ada dan mengelola diagram dengan cermat agar dapat digunakan secara efektif dalam analisis dan perbaikan proses bisnis.